Dichiarazione sulla protezione dei dati da parte di TOPAX

Questa dichiarazione sulla protezione dei dati vale per il portale TOPAX della Gemdat AG (in seguito TOPAX).

Con questa dichiarazione sulla protezione dei dati desideriamo far luce in modo esauriente sui nostri metodi di elaborazione dei dati. Questa dichiarazione sulla protezione dei dati racchiude dati storici, attuali e futuri, in particolare anche i dati personali. In futuro elaboreremo tutti i dati secondo questa dichiarazione sulla protezione dei dati.

TOPAX è una piattaforma per la comunicazione e per lo scambio di dati e di documenti con altri utenti e fornitori di servizi, in particolare con le assicurazioni dei fabbricati. Lo scopo consiste nel mettere a disposizione e quindi anche nel trasferire i dati. L'utente deve essere consapevole che il trasferimento dei dati comporta un’elaborazione da parte del destinatario. Questa elaborazione si sottrae dalla responsabilità di Topax. Infatti il trasferimento dei dati a un destinatario avviene sempre attraverso un'azione consapevole eseguita dall'utente, in seguito all’incarico deliberato.

1. Cosa intendiamo per elaborazione dei dati?

Nell'ambito della presente dichiarazione sulla protezione dei dati, come elaborazione dei dati intendiamo qualsiasi trattamento dei dati, in particolare anche i dati personali. Questo include in particolare:

la raccolta,
la memorizzazione,
la gestione,
l’utilizzo,
la trasmissione ai fornitori di servizi e
la cancellazione dei dati.

2. Perché registriamo i vostri dati?

Per l’utilizzo di TOPAX è necessario registrare i dati. Affinché lo scambio di dati e la comunicazione possano funzionare tramite TOPAX, le elaborazioni dei dati sono assolutamente necessarie. Solo con la registrazione di determinati dati possiamo assicurare il funzionamento, garantire la vostra comunicazione con i fornitori di servizi affiliati oppure inviarvi le comunicazioni importanti. Rileviamo i dati solamente quando questi sono necessari per la fornitura delle prestazioni.

3. Quando registriamo i vostri dati?

Fondamentalmente una raccolta di dati può sempre avvenire unicamente quando siamo in contatto con voi. Abbiamo contatto con voi in diverse situazioni, per cui l'elenco seguente non è esaustivo:

quando ci segnalate un annuncio di un danno;
quando vi registrate come utente presso di noi;
quando comunicate tramite il portale con noi o con i fornitori di servizi (per esempio le assicurazioni dei fabbricati);
quando utilizzate la nostra assistenza clienti;
quando ottenete un bollettino d’informazione;
quando comunicate con noi tramite telefono, posta elettronica, messaggi vocali, messaggi di testo, video o messaggistica istantanea;
quando vi mettete in contatto con noi in caso di eventi.

4. Quali dati registriamo?

Da parte nostra possono essere raccolti vari dati differenti. A seconda delle prestazioni fornite, vengono più o meno registrati i vostri dati, in modo automatico o manuale.

In particolare vengono registrati da parte nostra i seguenti dati personali:

nome della ditta;
cognome e nome;
sesso;
indirizzo;
indirizzo della fattura;
preferenze di lingua;
numeri telefonici;
indirizzi di posta elettronica;
informazioni inerenti ai bollettini di informazione, ai quali siete abbonati;
informazioni del conto utente;
riferimenti e interazioni con i fornitori di servizi o con altri utenti della piattaforma;
riferimenti agli oggetti (fra altro la proprietà) e
informazioni trasmesse agli utenti registrati.

5. Cosa facciamo con i vostri dati?

Trattiamo i vostri dati per vari scopi. Ci impegniamo a limitare l'elaborazione dei dati a quanto è strettamente necessario. In particolare trattiamo i dati per i seguenti scopi:

utilizzo di TOPAX (per es. creazione di un conto utente, implementazione di prestazioni di supporto, aggiornamento della presente dichiarazione sulla protezione dei dati nonché delle CGC, comunicazione delle informazioni importanti)
garanzia della comunicazione con i fornitori di servizi e con altri utenti (per es. notifica delle informazioni ai o dai fornitori di servizi, informazioni sui nuovi servizi o sui nuovi fornitori di servizi affiliati)
analisi del comportamento dell'utente (per es. monitoraggio degli accessi, analisi sull’utilizzo di TOPAX, valutazioni anonime concernenti le prestazioni conseguite presso di noi)

6. Quando condividiamo i dati?

Lo scopo del portale consiste nel rendere possibile all'utente la comunicazione elettronica e lo scambio di dati con i fornitori di servizi. Affinché un tale scambio possa essere assolutamente possibile, deve avvenire una trasmissione di certi dati, in particolare quelli personali. Non si verificherà alcun trasferimento di dati senza il consenso rispettivamente senza che l’utente renda possibile attivamente lo scambio con un fornitore di servizi. È richiesta quindi un'azione eseguita consapevolmente dall'utente. I fornitori di servizi possono accedere solo ai dati necessari per la fornitura delle prestazioni.

L'utente deve essere consapevole che in base alla sua trasmissione dei dati ne segue un’elaborazione da parte del fornitore di servizi.

Inoltre potrebbe essere necessario che noi coinvolgiamo ditte terze per la fornitura delle prestazioni. In proposito i dati verrebbero da noi trasmessi a ditte terze o memorizzati presso tali aziende. Così per la gestione del portale utilizziamo un centro di calcolo esterno.

Per quanto possibile da parte nostra, obblighiamo i fornitori di servizi e le ditte terze a elaborare i dati unicamente secondo le nostre istruzioni e per lo scopo da noi specificato. Inoltre, i fornitori di servizi e le ditte terze devono adottare le relative misure organizzative e tecniche, per garantire la protezione dei dati.

In casi eccezionali trasmettiamo i dati se fosse necessario per ottemperare alle prescrizioni di legge o se siamo obbligati, nel corso di un’azione legale, a rilasciare i dati ai tribunali o alle autorità. Inoltre, se è richiesto, possiamo anche trasmettere i dati per proteggere e difendere i diritti o la proprietà di TOPAX, inclusa la sicurezza dei nostri prodotti e delle nostre prestazioni di servizio.

7. Con chi condividiamo i vostri dati?

Possiamo trasmettere alle nostre aziende partner i dati necessari per la preparazione della prestazione o nell’ambito del supporto.

Come fornitori di servizi, sul portale sono ammesse in particolare le seguenti aziende:

Differenti assicurazioni cantonali dei fabbricati
Comuni
Istituzioni pubbliche

In particolare collaboriamo con la seguente società partner:

MTF Schaffhausen AG, Schaffhausen (centro di calcolo)

8. Come utilizziamo i dati delle registrazioni cronologiche (log)?

Quando utilizzate le nostre prestazioni o accedete alla nostra pagina web, per motivi tecnici ci vengono trasmessi ogni volta i dati inerenti alle operazioni eseguite, che vengono memorizzati presso di noi come dati-log. Le registrazioni sequenziali delle operazioni (dati-log) possono contenere in particolare le seguenti indicazioni: indirizzo IP del vostro computer o dell’apparecchio mobile, quantità di dati trasferiti nonché il nome e la versione del vostro programma per visualizzare le pagine internet (browser).

Per la fornitura delle nostre prestazioni vengono utilizzati sistemi di monitoraggio e di accesso che memorizzano le registrazioni cronologiche delle operazioni eseguite (dati-log). Abbiamo bisogno di questi dati per fornire, monitorare e migliorare le nostre prestazioni. A seconda della prestazione siamo obbligati contrattualmente o legalmente a eseguire la registrazione. I dati rilevati non possono essere cancellati, se questi sono necessari per fornire le prestazioni.

9. Per quanto tempo memorizziamo i vostri dati?

Noi memorizziamo i dati, in particolare anche i dati personali, fintanto che l'utente lo desidera o la conservazione è prescritta legalmente.

L’utente è responsabile per i documenti, depositati sul portale da lui stesso o ricevuti dai fornitori di servizi, e può rimuoverli e cancellarli in qualsiasi momento in modo indipendente. Quando un utente richiede la cancellazione del suo profilo, fondamentalmente vengono cancellati tutti i documenti memorizzati presso TOPAX. Inoltre TOPAX ha il diritto di cancellare i documenti memorizzati solo dopo 3 anni.

10. I vostri dati sono al sicuro presso di noi?

Per la gestione di TOPAX e la memorizzazione dei dati utilizziamo un centro di calcolo esterno. Lo abbiamo accuratamente selezionato e istruito nonché monitoriamo il rispetto delle prescrizioni di sicurezza concordate.

Disponiamo di misure tecniche e organizzative adeguate contro la perdita, la distruzione e la manipolazione. Inoltre, i vostri dati sono protetti contro l'accesso, la modifica o la divulgazione da parte di persone non autorizzate. La trasmissione dei dati è codificata e può essere effettuata attraverso vari canali, inclusa la rete internet. Anche se prendiamo tutte le precauzioni di sicurezza appropriate e sensate, dovete essere consapevoli che la trasmissione di informazioni via internet comporta sempre un certo rischio inerente alla sicurezza e che per questo non possiamo garantire la sicurezza assoluta.

11. Come protegge TOPAX i miei dati?

TOPAX salva i dati memorizzati con cura e a intervalli regolari.

TOPAX prende le opportune misure preventive contro la perdita di dati in caso di interruzione del server.

TOPAX non è una piattaforma di archiviazione. Ogni utente è quindi responsabile di archiviare in modo confacente i propri dati. Se l'utente distrugge il documento originale dopo aver depositato una copia digitale, questo lo fa a proprio rischio.

TOPAX non si assume alcuna responsabilità per la perdita di dati in caso di guasti al sistema, di interruzioni di corrente oppure di altre interferenze nel centro di calcolo.

12. Utilizziamo cookies e web beacons (singoli pixel spia)?

Sì, noi utilizziamo cookies temporanei. Non utilizziamo web beacons. I cookies sono piccoli file che vengono memorizzati sul vostro computer o sul vostro apparecchio mobile, quando utilizzate la nostra pagina web. Con i cookies vogliamo rendere la nostra piattaforma più facile da usare, più efficiente e più sicura. Nei cookies che utilizziamo non vengono memorizzati dati personali. I cookies da noi utilizzati non possono essere attribuiti a una determinata persona. Quando un cookie viene attivato, gli viene assegnato un numero di identificazione.

13. Come può essere impedita la memorizzazione di cookies?

La maggior parte dei programmi di navigazione (web-browser) accetta automaticamente i cookies. Tuttavia, è possibile selezionare nel browser di non accettare i cookies, oppure di chiedere, ogni volta in anticipo, se accettare un cookie da una pagina web che intendete visitare. Potete anche cancellare i cookies sul vostro computer o sul vostro apparecchio mobile, utilizzando l'apposita funzione del vostro browser. Se decidete di non accettare i nostri cookies, potreste non essere in grado di visualizzare certe informazioni sulle nostre pagine web e potreste non essere in grado di utilizzare alcune funzioni, che migliorerebbero la vostra visita.

14. Vengono utilizzati strumenti di analisi del web?

Vogliamo migliorarci costantemente per potervi offrire un servizio ancora migliore in futuro. Per rilevare i potenziali di miglioramento utilizziamo delle tecnologie di tracciamento. Utilizziamo esplicitamente Google Analytics. Questo strumento ci mette a disposizione statistiche e grafici. I dati vengono trasferiti al server del fornitore. Questi dati incluso un indirizzo IP abbreviato vengono trasmessi presso Google Analytics, con ciò l'identificazione dell’apparecchio non è possibile. Secondo le loro dichiarazioni, Google utilizza questi dati esclusivamente per la prestazione di servizio in relazione a Google Analytics.

15. Viene utilizzata la posta elettronica?

Se registra tramite TOPAX un annuncio per un fornitore di servizi, in cui inoltra per esempio un annuncio di danno presso l’assicurazione fabbricati, TOPAX le invia tramite posta elettronica in formato PDF i vostri dati registrati, come conferma. Inoltre TOPAX la informa se riceve come utente registrato un messaggio tramite TOPAX. Queste ultime comunicazioni per posta elettronica contengono solo la notifica e nessun dato sulla vostra persona o del fornitore di servizi. La posta elettronica inviata da TOPAX non viene protetta in modo particolare.

16. Chi è il titolare della raccolta dei dati?

Noi, Gemdat AG, siamo i titolari della raccolta dei dati (responsabili).

17. Quali diritti avete in relazione ai vostri dati?

In qualsiasi momento avete il diritto di ricevere da noi informazioni sui vostri dati memorizzati. Potete anche opporvi all'elaborazione dei dati o chiederne la cancellazione. Se l’elaborazione dei dati, in particolare anche dei dati personali, è necessaria per il controllo o la fornitura di prestazioni, non possiamo né cancellare i dati né rinunciare all’elaborazione.

L'utilizzo del portale è sempre collegato con un’elaborazione dei dati, se vi opponete all'elaborazione dei dati o ne chiedete la cancellazione, ciò potrebbe causare che TOPAX non potrà più essere utilizzato.

I nostri dati di contatto sono disponibili all'indirizzo www.gemdat.ch. In questo contesto ci permettiamo di corrispondere tramite posta elettronica.

18. Come può essere aggiornata questa dichiarazione sulla protezione dei dati?

Ci riserviamo di modificare in qualsiasi momento la presente dichiarazione sulla protezione dei dati. Le modifiche sono valide a partire dalla pubblicazione sulla pagina web TOPAX. L'attuale dichiarazione sulla protezione dei dati può essere consultata in qualsiasi momento su questo portale.