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Datenschutzerklärung von TOPAX

Diese Datenschutzerklärung gilt für das TOPAX Portal der Gemdat AG (nachfolgend TOPAX).

Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie umfassend über unsere Datenbearbeitungsmethoden aufklären. Diese Datenschutzerklärung erfasst historische, aktuelle und zukünftige Daten, insbesondere auch Personendaten. Wir werden in Zukunft alle Daten gemäss dieser Datenschutzerklärung bearbeiten.

TOPAX ist eine Plattform zur Kommunikation und zum Austausch von Daten und Dokumenten mit anderen Nutzern und Dienstleistern, insbesondere mit Gebäudeversicherungen. Der Zweck besteht im Zurverfügungstellen und somit auch im Weitergeben von Daten. Der Nutzer muss sich bewusst sein, dass durch die Weitergabe von Daten eine Bearbeitung durch den Empfänger erfolgt. Diese Bearbeitung entzieht sich der Verantwortung von TOPAX. Die Weitergabe von Daten an einen Empfänger geschieht jedoch immer durch eine bewusst ausgeführte Aktion des Nutzers, folglich in dessen Auftrag.

1. Was verstehen wir unter Datenbearbeitung?

Im Rahmen dieser Datenschutzerklärung verstehen wir jeglichen Umgang mit Daten, insbesondere auch Personendaten, als Datenbearbeitung. Dies beinhaltet insbesondere:

  • Das Sammeln,
  • die Speicherung,
  • die Verwaltung,
  • die Nutzung,
  • die Übermittlung an Dienstleister,
  • die Löschung von Daten.

2. Warum erfassen wir Ihre Daten?

Zur Nutzung von TOPAX ist es notwendig Daten zu erfassen. Damit der Austausch von Daten und die Kommunikation über TOPAX überhaupt funktionieren kann, sind Datenbearbeitungen zwingend notwendig. Nur durch das Erfassen von gewissen Daten können wir den Betrieb sicherstellen, Ihre Kommunikation mit angeschlossenen Dienstleistern gewährleisten oder Ihnen wichtige Mitteilungen zukommen lassen. Wir erheben nur dort Daten, wo diese zur Erbringung der Leistungen notwendig sind.

3. Wann erfassen wir Ihre Daten?

Grundsätzlich kann eine Sammlung von Daten immer dann stattfinden, wenn wir zu Ihnen Kontakt haben. Wir haben in unterschiedlichen Situationen zu Ihnen Kontakt, weshalb die nachfolgende Liste nur beispielhaft ist:

  • Sie erstellen eine Schadenmeldung;
  • Sie registrieren sich bei uns als Nutzer;
  • Sie kommunizieren über das Portal mit uns oder Dienstleistern (bspw. Gebäudeversicherungen);
  • Sie nehmen unseren Kundensupport in Anspruch;
  • Sie beziehen einen Newsletter;
  • Sie kommunizieren mit uns über Telefon, E-Mail, Sprachnachrichten, Textnachrichten, Videonachrichten oder Instant Messaging;
  • Sie treten mit uns bei Anlässen in Kontakt.

4. Welche Daten erfassen wir?

Es können von uns unterschiedliche Daten gesammelt werden. Je nach erbrachten Leistungen werden entweder automatisch oder manuell mehr oder weniger Daten von Ihnen erfasst.

Insbesondere nachfolgende Personendaten werden von uns erfasst:

  • Firmenname;
  • Name und Vorname;
  • Geschlecht;
  • Adresse;
  • Rechnungsadresse;
  • Sprachpräferenzen;
  • Telefonnummern;
  • E-Mail Adressen;
  • Informationen zu abonnierten Newslettern;
  • Informationen des Nutzerkontos;
  • Beziehungen und Interaktionen mit Dienstleistern oder anderen Nutzern auf der Plattform;
  • Beziehungen zu Objekten (u.a. Eigentum)
  • Zugestellte Informationen bei den registrierten Nutzern

5. Was machen wir mit Ihren Daten?

Wir bearbeiten Ihre Daten für unterschiedliche Zwecke. Wir bemühen uns die Datenbearbeitung auf das Notwendige zu beschränken. Wir bearbeiten die Daten insbesondere für folgende Zwecke:

  • Benutzung von TOPAX (z.B. Anlegen eines Nutzerkontos, Durchführung von Supportleistungen, Anpassung dieser Datenschutzerklärung sowie der AGB, Zustellung wichtiger Informationen)
  • Gewährleistung der Kommunikation mit Dienstleistern und anderen Nutzern (z.B. Zustellung von Informationen an oder von den Dienstleistern, Informationen zu neuen Diensten oder angeschlossenen Dienstleistern)
  • Analyse des Nutzerverhalten (z.B. Monitoring der Zugriffe, Analyse der TOPAX-Nutzung, anonyme Auswertungen betreffend den von uns bezogenen Leistungen)

6. Wann geben wir Daten weiter?

Der Zweck des Portals besteht darin, dem Nutzer die elektronische Kommunikation und den Datenaustausch mit Dienstleistern zu ermöglichen. Damit ein solcher Austausch überhaupt möglich ist, muss eine Weitergabe von gewissen Daten, insbesondere auch Personendaten, stattfinden. Ohne die Zustimmung bzw. ohne, dass ein Nutzer den Austausch aktiv mit einem Dienstleister ermöglicht, findet kein Datentransfer statt. Es bedarf somit einer bewusst ausgeführten Aktion durch den Nutzer. Dienstleister können nur auf die für die Erbringung der Leistungen notwendigen Daten zugreifen.

Der Nutzer muss sich bewusst sein, dass durch seine Weitergabe von Daten eine Bearbeitung durch Dienstleister erfolgt.

Des Weiteren kann es für die Erbringung von Leistungen notwendig sein, dass wir Drittfirmen einbeziehen. Dazu können Daten von uns an Drittfirmen weitergegeben werden oder bei solchen gespeichert werden. So nutzen wir für den Betrieb des Portals ein externes Rechenzentrum.

Soweit für uns möglich verpflichten wir die Dienstleister und Drittfirmen, die Daten nur entsprechend unseren Anweisungen und zu dem von uns vorgegeben Zweck zu bearbeiten. Ausserdem haben die Dienstleister und Drittfirmen entsprechende organisatorische und technische Massnahmen zu ergreifen, welche den Schutz der Daten sicherstellen.

Wir geben Daten in Ausnahmefällen weiter, wenn dies zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften notwendig ist oder, wenn wir im Rahmen eines Verfahrens von Gerichten oder Behörden zur Herausgabe von Daten verpflichtet werden. Ausserdem können wir Daten weitergeben, wenn es erforderlich ist, um die Rechte oder das Eigentum von TOPAX zu schützen und zu verteidigen, einschliesslich der Sicherheit unserer Produkte und Dienstleistungen.

7. An wen geben wir Ihre Daten weiter?

Wir können zur Bereitstellung der Leistung oder im Rahmen des Supports die notwendigen Daten an unsere Partnerunternehmen weitergeben:

Als Dienstleister auf dem Portal sind insbesondere folgende Unternehmen zugelassen:

  • Verschiedene kantonale Gebäudeversicherungen
  • Gemeinden
  • Öffentliche Institutionen

Wir arbeiten insbesondere mit folgendem Partnerunternehmen zusammen:

  • MTF Schaffhausen AG, Schaffhausen (Rechenzentrum)

8. Wie verwenden wir die Log-Dateien?

Jedes Mal, wenn Sie unsere Leistungen nutzen oder auf unsere Webseite zugreifen, werden aus technischen Gründen Daten an uns übermittelt und als Log-Daten bei uns gespeichert. Die Log-Dateien können insbesondere folgende Angaben enthalten: IP-Adresse Ihres Computers oder mobilen Geräts; übertragene Datenmenge, sowie Name und Version Ihres Browsers.

Für die Erbringung unserer Leistungen werden Monitoring- und Zugriffssysteme eingesetzt, welche Log-Daten speichern. Wir benötigen diese Daten um unsere Leistungen zu erbringen, zu überwachen und zu verbessern. Je nach Leistung sind wir vertraglich oder gesetzlich zur Aufzeichnung verpflichtet. Werden die erhobenen Daten zur Erbringung von Leistungen benötigt, so können diese nicht gelöscht werden.

9. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Wir speichern die Daten, insbesondere auch Personendaten, solange dies der Nutzer wünscht oder eine Aufbewahrung gesetzlich vorgeschrieben ist.

Für die auf dem Portal durch den Nutzer hinterlegten oder durch Dienstleister erhaltenen Dokumente, ist dieser selbst verantwortlich und kann diese jederzeit selbständig entfernen und löschen. Verlangt ein Nutzer die Löschung seines Profils, werden grundsätzlich alle gespeicherten Dokumente bei TOPAX gelöscht. TOPAX hat zudem das Recht gespeicherte Dokumente nach 3 Jahren zu löschen.

10. Sind Ihre Daten bei uns sicher?

Wir nutzen für den Betrieb von TOPAX und die Speicherung der Daten ein externes Rechenzentrum. Wir haben dieses sorgfältig ausgewählt, instruiert und überwachen die Einhaltung der vereinbarten Sicherheitsvorschriften.

Wir verfügen über angemessene technische und organisatorische Massnahmen gegen Verlust, Zerstörung und Manipulation. Ausserdem sind ihre Daten gegen Zugriff, Veränderung oder Verbreitung durch unbefugte Personen gesichert. Die Datenübertragung der Daten erfolgt verschlüsselt und kann über verschiedene Kanäle erfolgen, inklusive über das Internet. Obwohl wir alle geeigneten und sinnvollen Sicherheitsvorkehrungen treffen, müssen Sie sich bewusst sein, dass die Übermittlung von Informationen über das Internet immer ein gewisses Sicherheitsrisiko birgt und wir deshalb keine absolute Sicherheit garantieren können.

11 Wie sichert TOPAX meine Daten?

TOPAX sichert die gespeicherten Daten sorgfältig und in regelmässigen Abständen.

TOPAX trifft geeignete Vorkehrungen gegen Datenverlust bei Ausfällen des Servers.

TOPAX ist keine Archivierungsplattform. Jeder Nutzer ist daher selbst dafür verantwortlich seine Daten entsprechend zu sichern. Vernichtet der Nutzer nach der Hinterlegung einer digitalen Kopie das Originaldokument, tut er dies auf eigenes Risiko.

Für Datenverluste bei Systemausfällen, Stromausfällen oder anderen Störungen im Rechenzentrum übernimmt TOPAX keine Haftung.

12. Verwenden wir Cookies und Web Beacons?

Ja, wir verwenden temporäre Cookies. Wir verwenden keine Web Beacons. Cookies sind kleine Dateien, die auf ihrem Computer oder mobilen Gerät gespeichert werden, wenn Sie unsere Webseite nutzen. Mit Cookies wollen wir unsere Plattform nutzerfreundlicher, effizienter und sicherer machen. In den von uns verwendeten Cookies werden keine Personendaten gespeichert. Die von uns verwendeten Cookies können keiner bestimmten Person zugeordnet werden. Bei Aktivierung eines Cookies wird diesem eine Identifikationsnummer zugewiesen.

13. Wie kann die Speicherung von Cookies verhindert werden?

Die meisten Web-Browser akzeptieren Cookies automatisch. Sie können jedoch Ihren Browser anweisen, keine Cookies zu akzeptieren oder Sie jeweils anzufragen, bevor ein Cookie einer von Ihnen besuchten Internet-Seite akzeptiert wird. Sie können auch Cookies auf Ihrem Computer oder mobilen Gerät löschen, indem Sie die entsprechende Funktion Ihres Browsers benutzen. Falls Sie sich entschliessen, unsere Cookies nicht zu akzeptieren, werden Sie auf unseren Web-Seiten allenfalls gewisse Informationen nicht sehen und einige Funktionen, die Ihren Besuch verbessern sollen, nicht nutzen können.

14. Werden Web Analysetools verwendet?

Wir wollen uns konstant verbessern, um Ihnen in Zukunft einen noch besseren Service bieten zu können. Zur Eruierung von Verbesserungspotenzialen nutzen wir Tracking-Technologien. Explizit verwenden wir Google-Analytics. Dieses Tool stellt uns Statistiken und Grafiken zur Verfügung. Die Daten werden an den Server des Anbieters übertragen. Bei Google Analytics werden diese Daten inklusive einer gekürzten IP-Adressen übertragen, eine Geräte-Identifikation ist damit nicht möglich. Google verwendet diese Daten laut ihren Aussagen ausschliesslich für die Dienstleistung im Zusammenhang zu Google-Analytics.

15. Werden Emails eingesetzt?

Wenn Sie über TOPAX eine Meldung für einen Dienstleister erfassen, in dem Sie zum Beispiel eine Schadenmeldung bei der Gebäudeversicherung einreichen, sendet Ihnen TOPAX Ihre erfassten Daten als PDF per Email als Bestätigung zu. Weiter benachrichtigt Sie TOPAX, wenn Sie als registrierter Benutzer eine Nachricht über TOPAX erhalten. Letztere Emails beinhalten nur die Benachrichtigung und keine Daten von Ihnen oder dem Dienstleister. Die von TOPAX versendeten Emails werden nicht besonders geschützt.

16. Wer ist Inhaber der Datensammlung?

Wir – die Gemdat AG – sind Inhaber der Datensammlung (Verantwortlicher).

17. Welche Rechte haben Sie in Bezug auf Ihre Daten?

Sie haben jederzeit das Recht bei uns Auskunft über Ihre gespeicherten Daten zu erhalten. Sie können auch der Datenbearbeitung widersprechen oder die Löschung verlangen. Sofern die Datenbearbeitung von Daten, insbesondere auch Personendaten, zur Kontrolle oder Erbringung von Leistungen notwendig ist, können wir weder die Daten löschen noch auf eine Bearbeitung verzichten.

Die Nutzung des Portals ist immer mit einer Datenbearbeitung verbunden, widersprechen Sie einer Datenbearbeitung oder verlangen die Löschung, kann dies dazu führen, dass TOPAX nicht mehr genutzt werden kann.

Unsere Kontaktmöglichkeiten finden Sie auf www.gemdat.ch. Wir erlauben uns in diesem Zusammenhang per E-Mail zu korrespondieren.

18. Wie kann diese Datenschutzerklärung angepasst werden?

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern. Änderungen gelten ab der Publikation auf der TOPAX-Webseite. Die aktuelle Datenschutzerklärung ist jederzeit auf diesem Portal einsehbar.